Faire Ausschreibungen praxisnah gestalten

Ende Februar fand im Saal der Wirtschaftskammer Vorarlberg die Weiterbildung „Faire Ausschreibungen aus Sicht der Kreativen Wirtschaft“ statt. Das Leitungsteam der Kreativen Wirtschaft, Hanno Schuster und Bernhard Hafele, präsentierte zentrale Ergebnisse der Mitgliederumfrage „Fair pitchen“ und leitete daraus konkrete Empfehlungen für die Vergabepraxis ab. Ziel war es, die Perspektive der Kreativwirtschaft stärker in Ausschreibungsprozesse zu integrieren und praxistaugliche Leitlinien für transparente und effiziente Vergaben zu vermitteln. Direktor Julian Fässler begrüßte die Initiative.

Klare Entscheidungen vor dem Start

Im Fokus stand die Phase vor der Ausschreibung. Zentrale Fragen betreffen den Leistungsumfang und die Zielsetzung: Geht es um Ideenentwicklung oder Umsetzung, um operative Unterstützung oder strategische Partnerschaft, um Einzelprojekt oder langfristige Zusammenarbeit? Ebenso entscheidend ist die Klärung, ob Risikominimierung oder Innovationspotenzial im Vordergrund steht. Diese Vorentscheidungen bilden die Grundlage für nachvollziehbare und vergleichbare Angebote.

Typische Schwachstellen vermeiden

Aus Sicht der Kreativwirtschaft wurden wiederkehrende Probleme benannt: unklare Zieldefinitionen, fehlende strategische Einordnung, ein Missverhältnis zwischen Budget und Erwartung, zu viele eingeladene Agenturen, unrealistische Zeitpläne sowie unzureichende Kommunikation im Prozess. Unterschiedliche Problemverständnisse erschweren zudem die Vergleichbarkeit der eingereichten Konzepte.

Strukturierte Vergabeprozesse

Für klar abgegrenzte Leistungen kann eine Direktvergabe mit maximal drei Anbietern sinnvoll sein. Bei komplexeren Aufgabenstellungen empfiehlt sich ein mehrstufiges Verfahren: offene Interessenbekundung innerhalb der Fachgruppe ohne Ideenskizzen, Auswahl von maximal drei bis fünf Agenturen, präzises Briefing mit klaren Zielen und Budgetrahmen sowie ein Rebriefing zur Abstimmung des Problemverständnisses. Vorgesehen sind zudem vier bis sechs Wochen Vorbereitungszeit und ein Pitchhonorar von rund fünf Prozent des Jahresbudgets. Ergänzend tragen fachlich ausgewogene Jurys und transparente Bewertungskriterien zur Qualität der Entscheidung bei.

Die Weiterbildung vermittelte konkrete Orientierung für die Praxis und unterstrich die Bedeutung klar definierter Ziele, realistischer Rahmenbedingungen und strukturierter Abläufe als Grundlage für professionelle Zusammenarbeit mit der Kreativwirtschaft. Weitere Informationen bietet der Agenturleitfaden der Kreativen Wirtschaft Vorarlberg.

Checkliste:

Wesentliche Fragen vor Start sind:
• Geht es um die Entwicklung einer Idee oder um die Umsetzung einer bestehenden Lösung?
• Wird ein reiner Dienstleister oder ein strategischer Sparringspartner gesucht?
• Handelt es sich um ein Einmalprojekt oder um eine längerfristige Zusammenarbeit?
• Steht Risikominimierung oder Innovationspotenzial im Vordergrund?

Häufige Schwachstellen aus Sicht der Kreativwirtschaft wurden genannt:
• Unklare Zieldefinition und fehlende strategische Einordnung
• Diskrepanz zwischen Budget und Erwartungshaltung
• Zu viele eingeladene Agenturen
• Unrealistische Zeitpläne
• Unzureichende Kommunikation im Prozess
• Unterschiedliche Problemverständnisse, die die Vergleichbarkeit der Konzepte erschweren

Mehrstufiger Prozess für umfangreiche Vergaben:
• Möglichkeit der Interessenbekundung optimalerweise von allen Mitgliedern der FG Werbung & Marktkommunikation, ohne Ideenskizzen, Auswahl von maximal drei (höchstens fünf) Agenturen
• Präzises Briefing mit klarer Zieldefinition, strategischer Einordnung, transparenter Leistungsbeschreibung und Budgetrahmen
• Rebriefing zur Sicherstellung eines gemeinsamen Problemverständnisses
• 4–6 Wochen Vorbereitungszeit sowie ein angemessenes Pitchhonorar (ca. 5 % des Jahresbudgets)